Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych potencjalnego klienta a wymuszona „zgoda marketingowa”
Właściwie również ten wpis powinnam zatytułować „Życie po RODO – absurdów ciąg dalszy”, postanowiłam jednak podejść do tematu z praktycznej strony. Wczoraj przydarzyła mi się taka oto historia. Zainteresowana ogłoszeniem dotyczącym sprzedaży nieruchomości, które znalazłam na portalu internetowym, zadzwoniłam do biura nieruchomości. Pani, która odebrała telefon, zapytała mnie o imię, nazwisko oraz telefon kontaktowy i OK – proszę o kontakt w sprawie interesującej mnie oferty, więc podaję dane kontaktowe. Następnie Pani przeszła do „zgód wymaganych przez RODO” i tu zaczęły się problemy. Mówiąc w skrócie, zostałam poinformowana, że aby skorzystać z usług biura, muszę wyrazić zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych „w celach marketingowych”. Jeśli zgody nie wyrażę – opiekun oferty nie będzie mógł się ze mną skontaktować. Gdzie popełniono (bardzo duży!) błąd?
Podstawa prawna przetwarzania danych potencjalnego klienta
Zarówno pod rządami uprzednio obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, jak również obecnie pod rządami RODO, absolutnie niedopuszczane jest warunkowanie wykonania usługi od wyrażenia przez klienta zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Zgoda wyrażona pod takim warunkiem zostałaby uznana za wadliwą, a wręcz nieważną, jako wymuszona. Zgoda bowiem to „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli”. Skoro bez wyrażenia zgody nie mogę skorzystać z usługi, gdzie tu „dobrowolność”? Nie mówiąc już o tym, że w przypadku akurat biura nieruchomości, ciekawa mogłaby być reakcja klienta – osoby sprzedającej nieruchomość, gdyby dowiedziała się, że traci potencjalnych kupujących, ponieważ biuro nieruchomości żąda od nich zgody na przetwarzanie danych osobowych „w celach marketingowych”.
Przy najbliższej okazji przybliżę jeszcze temat owych osławionych „zgód marketingowych” i wyjaśnię, czy faktycznie zawsze potrzebna nam zgoda na marketing usług własnych. Teraz jednak powróćmy do opisanej sytuacji. Dzwoni do nas (albo pisze) potencjalny klient zainteresowany usługą – czy musimy prosić go o zgodę na przetwarzanie danych? Otóż, co do zasady – nie. Podstawą prawną do przetwarzania danych takiego potencjalnego klienta jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO: „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.” Dopiero w sytuacji, kiedy chcemy podane dane wykorzystać do czegoś więcej niż wykonanie usługi/podjęcie działań zmierzających do wykonania usługi na żądanie osoby, której dane dotyczą (bezwzględnie pamiętajmy o tym fragmencie przepisu – to potencjalny klient ma się najpierw zwrócić do nas, a nie my do niego z ofertą), np. chcemy wysyłać newsletter (cele marketingowe) – musimy zapytać o zgodę. Nie możemy jednak uzależnić wykonania usługi od wyrażenia takiej zgody! Przykładowo – sklep internetowy ze sprzętem AGD ,nie może uzależnić sprzedaży pralki od wyrażenia przez klienta zgody na otrzymywanie informacji o aktualnych promocjach na adres mailowy podany w celu realizacji procesu zamówienia.
Formularz kontaktowy
A jak sprawa wygląda w przypadku formularza kontaktowego, który prawie każdy z nas ma swojej stronie www? Tutaj (ale analogicznie także przy innej formie kontaktu, np. za pośrednictwem maila) zaistnieć mogą dwie różne podstawy prawne przetwarzania danych osoby korzystającej z formularza. Pierwsza – jak opisano powyżej – użytkownik formularza kontaktuje się w sprawie dotyczącej świadczonych przez nas usług, np. chce się umówić na wizytę, prosi o przedstawienie oferty, itd., czyli przetwarzamy podane dane celem podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Może się jednak zdarzyć, że formularz zostanie wykorzystany do zadania nam pytania/do kontaktu w sprawie zupełnie nie związanej z naszymi usługami (w temacie, który nawet nie przychodzi nam do głowy na etapie zamieszczania formularza kontaktowego na stronie www). Ktoś podał nam zatem swoje dane, choćbyśmy nawet ich nie chcieli. W takim przypadku, podstawą prawną przetwarzania pozyskanych danych jest zgoda osoby, która je podała korzystając z formularza. A jak mamy odebrać taką zgodę? I tu z pomocą przychodzi nam RODO. Zgodnie bowiem z RODO (w przeciwieństwie do poprzednio obowiązującej ustawy o przetwarzaniu danych osobowych), zgoda to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego. Oznacza to, że nie potrzebujemy nawet, aby ktoś pod formularzem zaznaczył pole „wyrażam zgodę …” (co byłoby już niemożliwe w przypadku kontaktu za pośrednictwem maila), co stanowiłoby właśnie oświadczenie, ale możemy przyjąć, że poprzez wysłanie formularza, czyli wyraźnie działanie potwierdzające, wyraża zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych (oczywiście muszą to być jedynie dane kontaktowe) w celu uzyskania odpowiedzi na przesłane zapytanie/ uzyskania kontaktu, o który prosił itd. Zgoda ma być także konkretna i świadoma, co oznacza, że osoba korzystająca z formularza musi wiedzieć przede wszystkim na co wyraża zgodę, zanim ją wyrazi. Musi wiedzieć także, że wysłanie formularza traktujemy jako wyrażenie takiej zgody. Dlatego bardzo ważne jest wypełnienie wobec niej obowiązków informacyjnych, np. poprzez odesłanie (link pod formularzem) do obowiązujących u nas zasad przetwarzania danych osobowych, czyli co najmniej do informacji wymienionych w art. 13 RODO.
Tylko tyle i zarazem aż tyle. Wydaje się, że dla dużej liczby przedsiębiorców – niestety nadal „aż tyle”. Pamiętajmy zatem, że dobrze poukładane kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych, to duże ułatwienie w prowadzeniu działalności, a może nawet gwarancja, że nie będziemy tracić potencjalnych klientów zrażonych naszą postawą, np. taką, jaką zaprezentował bohater wpisu – biuro nieruchomości.