Czy można publikować zdjęcia z firmowej wigilii bez zgody pracowników?

W centrach handlowych słychać już z głośników „Last Christmas”, zatem – idą Święta! Skoro tak, to wielu z nas urządza firmowe wigilie/spotkania świąteczne lub w nich uczestniczy. Podczas takich imprez często robione są zdjęcia – czasem oficjalne i „odświętne”, a czasem fotograf przyłapie nas w czapce Mikołaja … No i co dalej?

Czy pracodawca może wykorzystać zdjęcia z imprezy firmowej bez zgody pracownika?

Zacznijmy od tego, że sprawa jest o tyle skomplikowana, że nakładają się tu na siebie różne przepisy. Każde zdjęcie przedstawiające jakąś osobę, zawiera jej wizerunek. I tak:

• wizerunek może stanowić dane osobowe (tu wchodzi nam RODO)
• wizerunek to także dobro osobiste (co reguluje art. 23 Kodeksu cywilnego)
• wizerunek zawsze podlega ochronie na podstawie art. 81 prawa autorskiego – samo uwiecznienie kogoś na zdjęciu nie wymaga zgody, ale rozpowszechnienie wizerunku – już tak.

Czym jest rozpowszechnianie wizerunku?

Rozpowszechnianie wizerunku to stworzenie sytuacji, w której szerszy krąg osób może się z nim zapoznać. Nie chodzi więc o to, czy ktoś faktycznie zobaczył udostępniony wizerunek, a o to, że potencjalnie miał taką możliwość. Rozpowszechnianiem wizerunku będzie zatem zamieszczenie zdjęcia na firmowej www czy na profilach w mediach społecznościowych.

Główna zasada brzmi – na takie działanie potrzebna jest zgoda osoby uwiecznionej na zdjęciu!

 Oczywiście, jak od każdej zasady, istnieją wyjątki. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:

• osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych
• osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza

Z żadnego z powyższych włączeń nie skorzystamy w przypadku zdjęć z firmowej wigilii.

A jeśli nie „rozpowszechnianie” to co?

Najprościej rzecz ujmując – rozpowszechniając wizerunek, wychodzimy z nim „na zewnątrz”, w przeciwieństwie do czego, możemy wykorzystać zdjęcie „na użytek wewnętrzny”, np. w naszym firmowym Intranecie. I tu przechodzimy do RODO:

Zgodnie z opinią naszego urzędu (UODO), zrobienie zdjęcia tylko na użytek firmowy i wykorzystywanie go w sieci wewnętrznej wyłącznie dla usprawnienia komunikacji w stosunkach służbowych, może być uznane za usprawiedliwiony cel pracodawcy i na taki użytek zatrudniający nie musi pozyskiwać zgody zatrudnionego.

Co z tego wynika? Ano wynika, że musimy sobie znaleźć podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych pracownika (w postaci wizerunku) „na użytek wewnętrzny”, a może nią być:

• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli usprawiedliwiony interes pracodawcy:

– tu UODO wskazuje przykładowo wykorzystanie zdjęć w sieci wewnętrznej w celu usprawnienia komunikacji, czyli np. dodanie zdjęć do profili użytkowników w wewnętrznym komunikatorze firmowym;

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli zgoda (na przetwarzanie danych, NIE ma rozpowszechnianie wizerunku)

Przyjmuje się, że w sytuacji, kiedy pracownik sam wrzuca swoje zdjęcia do Intranetu (np. w ramach akcji „podziel się zdjęciami z wakacji”), wyraża w ten sposób zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Natomiast w sytuacji, kiedy zdjęcia w sieci wewnętrznej chce zamieścić pracodawca (np. właśnie  nasze zdjęcia z wigilii), musimy zawsze rozważać konkretny przypadek. Uważam, że zamieszczenie w Intranecie zdjęć z wigilii (czy innej imprezy) firmowej, nie wymaga zgody pracownika i może odbyć się jako realizacja prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, jakim jest prowadzenie działań mających na celu integrację pracowników.

Pamiętajmy tylko, że, jak zawsze, kiedy opieramy przetwarzanie o art. 6 ust. 1 lit. f RODO, pracownik może zgłosić sprzeciw, „z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją” (art. 21 RODO).

PODSUMOWUJĄC:

Zdjęcia w imprezy firmowej, zawierające wizerunek pracowników, możesz, co do zasady:

• rozpowszechniać, czyli zamieścić na firmowej www czy w mediach społecznościowych, WYŁĄCZNIE za ZGODĄ

• wykorzystać „na użytek wewnętrzny”, czyli np. zamieścić w Intranecie, nie pytając o zgodę (ale powołując się na prawnie uzasadniony interes)

Oczywiście, zawsze dobrze jest uprzedzić pracowników, jak zamierzamy wykorzystać zdjęcia zrobione podczas imprezy i dać im w ten sposób możliwość świadomego wyboru, aby do takich zdjęć pozować lub nie.

Zapraszam do śledzenia kolejnych wpisów! A na razie – skoro Wham! już leci z głośników – życzę wszystkim Wesołych Świąt!