Często słyszę pytanie: „to w końcu mogę wysłać do klienta newsletter/ofertę/zaproszenie/informację, czy nie?”. Jak to zwykle bywa, odpowiedź brzmi: „to zależy”.

Po pierwsze, podstawowym błędem jest wrzucanie wszystkich wymienionych powyżej aktywności do przysłowiowego „jednego wora” p.t. „marketing”.  W przypadku komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej (bo w dzisiejszych czasach przede wszystkim z taką mamy do czynienia), powyższe czynności musimy podzielić właśnie na „marketing usług własnych” oraz „informacje handlowe”.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, jedną z podstaw prawnych  przetwarzania danych osobowych jest konieczność realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora, w tym marketing usług własnych.  ALE w tym wypadku RODO to nie wszystko. Zgodnie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

Powołana ustawa stanowi, że za informację handlową uważa się każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy […], z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących usługi.

Wskazane regulacje mają zastosowanie również w przypadku relacji marketingowych pomiędzy przedsiębiorcami. RODO ma zastosowanie zawsze tam, gdzie przetwarzane są dane osobowe, a w przypadku kontaktów B2B również możemy natrafić na dane, które pozwolą zidentyfikować osoby fizyczne (np. adresy e-mail, które zawierają imię i nazwisko). Również ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną mówi o oznaczonym odbiorcy będącym osobą fizyczną, nie wyłączając z tego katalogu przedsiębiorców.

Wyłączeniu spod powołanych przepisów podlegają jednak zawsze dane kontaktowe osób prawnych (np. biuro@spółka.pl).

Zgodnie z decyzją ICO (brytyjski organ nadzorczy w rozumieniu RODO), w przypadku przedsiębiorców, przesłankę prowadzenia działań marketingowych, może stanowić prawnie uzasadniony interes administratora danych. ICO odpowiedział na pytanie:

„Proszę odpowiedzieć «tak lub nie» na pytanie, czy prawnie uzasadniony interes administratora danych może być odpowiednią podstawą przetwarzania danych do wysyłania wiadomości e-mail do pracowników korporacji na ich spersonalizowane korporacyjne adresy e-mail (np. imię@org.co.uk) w sytuacji, w której tzw. «soft-opt in» nie występuje (np. kiedy osoba, do której adresujemy e-mail, nie jest obecnym klientem)”.

Odpowiedź ICO: Wysyłanie marketingowych wiadomości e-mail do pracownika korporacji (np. imię.nazwisko@spółka.com) nie wymaga uprzedniego uzyskania zgody na wysyłanie wiadomości e-mail. Takie przetwarzanie danych może zostać oparte o prawnie uzasadniony interes administratora danych, aby uzasadnić część działań marketingowych prowadzonych przez organizację.

Przedstawione stanowisko popiera również Ministerstwo Cyfryzacji w przygotowanym przez siebie poradniku „RODO DLA SEKTORA FINTECH”.

Powyższe nie oznacza, że zgoda zawsze będzie niepotrzebna, ale potwierdza jedynie, że należy rozróżnić informację marketingową od niezamówionej oferty handlowej.

Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny. Nie jest zatem niezbędne posiadanie formalnej zgody, wystarczy, że odbiorca poda swój adres e-mail np. w polu formularza internetowego opisanego słowami „podaj swój adres e-mail, jeżeli chcesz otrzymywać od nas informacje o…”. Wszelkie internetowe formularze kontaktowe, w ramach których odbiorca prosi o przekazanie informacji o świadczonych usługach, stanowią formę „zamówienia” informacji handlowej, w związku z czym odpowiedzi na takie pytania można udzielić bez odbierania dodatkowych zgód.

PODSUMOWUJĄC:

• działania marketingowe inne niż wysyłka informacji handlowych (np. prowadzenie badań satysfakcji, przesyłanie zaproszeń do udziału w konkursach, badaniach fokusowych, itp.) mogą być podejmowane bez konieczności uzyskiwania na nie zgody, na podstawie usprawiedliwionego interesu administratora
• przetwarzanie danych osobowych w celu przedstawienia oferty handlowej drogą mailową wymaga uprzedniej zgody podmiotu danych

Powyższe zasady nie dotyczą przypadków kiedy nie przetwarzamy danych osobowych oraz nie kierujemy informacji handlowych do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną, czyli wysyłamy maila np. na adres biuro@spółka.pl.

Na czym polega trudność? Na rozróżnieniu informacji handlowych od „zwykłych” informacji marketingowych. Gdzie się zatem kończy (lub zaczyna) działanie służące osiągnięciu efektu handlowego? Przecież wszyscy prowadzimy działalność gospodarczą właśnie dla tego efektu. Granica może być cienka, dlatego zawsze najlepiej przyjrzeć się z bliska każdemu przypadkowi z osobna.

I na koniec WAŻNE przypomnienie:

Jeśli przetwarzanie danych oparte jest na prawnie uzasadnionym interesie administratora danych, przejawiającym się w działaniach marketingu bezpośredniego, należy pamiętać o prawie sprzeciwu, który zgłosić może podmiot danych (art. 21 RODO), a który to sprzeciw w tym wypadku zawsze obliguje do zaprzestania przetwarzania danych.